La contabilidad, considerada por algunos como una ciencia y por otros como una técnica, tiene como objetivo principal proporcionar información interna y externa crucial para la toma de decisiones empresariales. En Chile, los libros de contabilidad están reglamentados por los artículos 25 y siguientes del Código de Comercio, y en la actualidad se han digitalizado.
Entre los libros obligatorios se encuentran el libro diario, el mayor o cuentas corrientes, el de balances y el copiador de cartas. Además, existen otros libros facultativos que cada empresa puede llevar de acuerdo a sus necesidades específicas. Estos libros tienen un valor probatorio importante, ya que son considerados como pruebas preconstituidas que pueden ser presentadas en un juicio comercial.
La forma en que se llevan los libros de contabilidad es definida por los expertos en la materia, es decir, los contadores, y a nivel nacional, el Colegio de Contadores. Sin embargo, también existen normas internacionales, como las IFRS, que regulan la contabilidad a nivel mundial para facilitar el comercio y garantizar la consistencia en la presentación de estados financieros.
Por último, es importante destacar que la contabilidad no solo cumple un papel administrativo y legal, sino que también tiene implicaciones fiscales. Un adecuado registro contable permite cumplir con las obligaciones tributarias de manera precisa y evitar problemas futuros con el pago de impuestos.
Los libros obligatorios son:
El libro diario
No es más que el que contiene todas las operaciones de la empresa en la medida que van ocurriendo, ejemplo: compran un kilo de pan a mil pesos, y eso se va registrando en el libro diario.
El libro mayor
Este registra la misma información de los diarios, pero en forma consolidada; se suman y restan en los libros mayores que contienen un resumen final de cada concepto.
El libro de balances
El artículo 29 señala que el balance es una enunciación estimativa de todo lo que la empresa tiene y que también debe (a 3ros o a los dueños), ejemplo: si se aportan 100 mil pesos, uno los paga al contado. El balance es dinámico, todos los años cambia dependiendo de cómo le va a la empresa en ese periodo, y es anual. (Art 29 inc. 2), hay un balance de inicio del año (1 de enero) y uno de fin de año (31 de dic) donde comparo como ha variado mi empresa.
Libro de cuentas corriente
Esto es lo que se llama el libro de banco; es la cuenta corriente de la empresa donde puede tener depositado dinero, porque si tiene el dinero en la empresa esa cuenta se llama “Caja”.
El libro copiador de carta
En Chile, un libro copiador de cartas es utilizado para copiar y mantener un registro físico de la correspondencia enviada. Contiene hojas de papel carbón que permiten obtener copias de las cartas en las páginas inferiores. Aunque su uso ha disminuido con la tecnología digital, todavía se encuentra en algunas instituciones para necesidades específicas de copias físicas de la correspondencia.
En conclusión, los libros contables obligatorios en Chile, representan la columna vertebral de la gestion financiera y la rendición de cuentas empresarial. Son una prueba tangible del compromiso de una empresa con la integridad, la transparencia y el cumplimiento de las normas contables. Al mantener estos registros de manera precisa y confiable, las empresas se posicionan estratégicamente para el éxito y el crecimiento en un entorno empresarial desafiante y en constante evolución.