Todo lo que hay en mi empresa es de mi propiedad, y la contabilidad es parte de ello, pero además esto también dice relación con aspectos de mi vida privada, y por lo tanto se encuentra amparado por el secreto. El artículo 41 cuando regula esta materia establece el principio de la prohibición de pesquisas de oficio para ventilar si un comerciante tiene o no libros, y si estos se llevan conforme a la ley; esto significa que incluso podría existir un comerciante sin libros de contabilidad, pero por el valor probatorio de los libros, concluiremos que esto lo perjudica, porque no va a poder probar al no tener libros y se creerá a los libros del otro comerciante cuando es una causa entre comerciantes y los libros han sido llevados conforme al art 31 y 32 del código de comercio.
Esto no significa que el acceso de los libros este completamente prohibido porque veremos a continuación que distintas autoridades tienen a facultad para examinarlos, por ejemplo: SII, la superintendencia de bancos, de AFP, de ISAPRES, y otros organismos fiscalizadores, quienes lo hacen en ejercicio de sus facultades legales, y en algunos casos también, constitucionales.
La posibilidad que tiene un particular de tener acceso a los libros, desde ese punto de vista, es mediante 2 tipos e exhibición:
1.- Una parcial de lo que establece el artículo 43 se puede concluir que la exhibición parcial es limitada, a 2 finalidades:
a) Evaluar y reconocer los asientos relaciones directamente con la cuestión controvertida, por ejemplo: la compraventa del 30 de agosto del 2016, y
b) Esto puede realizarse de oficio o a petición de parte y siempre en presencia del dueño de los libros o el que el mismo designe, de tal forma de no originar perjuicios al comerciante en su actividad; por lo tanto, tendré que individualizar si solicito la exhibición, que piezas requiero examinar y cuál es la vinculación con la cuestión controvertida.
2.- Una total para verificar que los libros se llevan conforme a lo que establece el artículo 31 y 32.
Esto es excepcional, porque como se dijo, no es habitual que alguien tenga acceso a todos los libros de contabilidad, refiriéndose a un particular y no a los fiscalizadores. Esta situación está contemplada en el artículo 42 el, que establece casos, restringidos de exhibición general. Estas son situaciones en que yo debo adoptar una actitud decidiendo o no lo que se me ofrece, o quiero fiscalizar la administración de los bienes comunes, y por lo mismo para tomar esa decisión debo infórmame del estado de todo el negocio.
El secreto de la contabilidad no solo se trata de proteger los números y registros, sino de mantener la confianza de los stakeholders y demostrar un compromiso firme con la ética empresarial. Es un reflejo de la responsabilidad y la capacidad de gestionar riesgos, evitando filtraciones, fraudes y violaciones de datos que podrían traer consecuencias catastróficas para tu empresa.